Identifikace klienta v zahraničí

Co dělat, pokud se nacházíte v zahraničí a vznikla nutnost vaší identifikace?

V případech, kdy se klient pohybuje v zahraničí a nelze provést jeho identifikaci v České republice, existují následující možnosti:

• Využití identifikace s použitím elektronických prostředků, tzv. bankID, pokud vaše banka tuto službu umožňuje. V současnosti se však můžete identifikovat skrze bankID na portále MojeNN pouze pro účely penzijních produktů.
• Klient se může obrátit na příslušný zastupitelský úřad ČR, který mu poskytne další informace, jak postupovat. Na internetových stránkách Ministerstva zahraničních věcí je k dispozici seznam všech zastupitelských úřadů ČR v zahraničí.
• Klient může udělit plnou moc (v českém jazyce) k úkonům na své smlouvě osobě, která se nachází v ČR, a využít dostupných prostředků vlastní identifikace (například bankID). V plné moci je třeba specifikovat:
  • klientovy identifikační údaje (v minimálním rozsahu jméno + příjmení, datum narození nebo rodné číslo, adresa),
  • číslo smlouvy,
  • koho, za jakým účelem (k jakému jednání) zplnomocňujete (např. výpověď smlouvy, provedení odkupu, vyplacení pojistného plnění apod.),
  • na který účet požadujete zaslat finanční prostředky.

Podpis na plné moci musí být úředně ověřený (tzn., že v zahraničí si jej klient nechá ověřit na zastupitelském úřadě ČR). Obojí zašle zplnomocněnci, který provede svou vlastní identifikaci (notář, příslušný úřad/Czechpont, bankID nebo s pomocí poradce), podá příslušnou žádost o provedení úkonu za klienta a předloží k tomu danou plnou moc.

Pokud by nebyl podpis ověřován na zastupitelském úřadě ČR, ale na jiném místním úřadě nebo u místního notáře, který ověření podpisu může provést, je vhodné, aby plná moc byla v českém jazyce (případně dvojjazyčně – protože nevíme, jaké požadavky na jazyk dokumentu bude mít právě dotyčný úřad, tzn., aby následně klient nemusel zajišťovat ještě úředně ověřený překlad do českého jazyka). Tuto plnou moc je potřebné následně legalizovat (viz informace níže) podle toho, ve které zemi se klient nachází. Úřední překlad je potřeba

Kdo provede identifikaci v zahraničí?

Pro provedení identifikace v zahraničí je důležité si uvědomit, ve které zemi se klient nachází. 

Doporučujeme kontaktovat nejdříve zastupitelský úřad ČR v zahraničí a zeptat se, zda jsou oprávněni provést identifikaci dle AML Zákona. Případně lze využít k provedení identifikace služeb notáře, který je oprávněn ji provést. O provedení identifikace by měl klient obdržet od úřadu / notáře veřejnou listinu.

Podle toho, v jaké zemi se klient nachází, je potřebné tuto listinu ještě zlegalizovat (tj. ověřit), aby mohla být použita jako úřední dokument i v ČR. Legalizace se provede buď apostilou nebo superlegalizací. V některých zemích legalizace není potřebná vůbec, neboť s nimi má ČR uzavřenou vzájemnou smlouvu o uznání úředních dokumentů. Zda je potřebná apostila nebo superlegalizace či není třeba žádné ověření, záleží na státě, ve kterém se nachází (viz body a, b, c uvedené níže).

Dále je potřebné zajistit úřední překlad celého dokumentu do českého jazyka včetně superlegalizace nebo apostily.

Legalizace dokumentu provádí příslušné orgány státu a zastupitelský úřad ČR. Druhy legalizace:

1. Apostila - pokud se klient nachází ve státě, který je účastníkem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Haag, 5.10.1961, sdělení MZV č. 45/1999 Sb., "Úmluva o Apostile") – pro ČR platí od 16.3.1999, je zapotřebí nechat na oprávněném úřadě (tzv. apostilní orgán) tuto listinu ověřit. Ověření se říká Apostila. Apostila (Apostille) je doložka, jež se připojuje za oficiální listiny a dokumenty, která prokazuje ověření podpisu a otisku razítka na listině za účelem jejího použití v zahraničí. Tato zvláštní doložka nahrazuje v případech stanovených mezinárodními smlouvami superlegalizaci. Odpadá tedy další ověřování listiny (např. zastupitelským úřadem státu, v němž má být listina použita).[1]
2. Pokud se nachází v jiném státě než uvedeném v bodě a) nebo c), je zapotřebí ověření listiny tzv. superlegalizací. Jde o administrativně náročnější postup. Spočívá v ověření pravosti podpisů a úředních razítek podle jejich vzorů, které má zastupitelský úřad k dispozici. Superlegalizaci provádí zastupitelský úřad ČR v daném státě.
3. Osvobození od legalizace (od apostily nebo superlegalizace) jsou na základě dvoustranných mezinárodních smluv o právní pomoci veřejné listiny vydané orgánem v níže uvedených zemích [2]. I přesto, že jsou některé tyto země Smluvním státem Úmluvy o apostile, není v těchto zemích apostila ani superlegalizace potřeba.

Úřední ověření podpisu v cizím státě může pro klienta provést vždy příslušný český úředník na konzulátu / velvyslanectví ČR v dané cizí zemi. Případně místní cizí úředník / místní cizí notář, který je v dané zemi k takovému ověřování oprávněn, to pak ale zároveň znamená, že se daná žádost klienta s cizím úředním ověřením stane veřejnou listinou a aby mohla být v ČR uznána, musí se na ní aplikovat výše uvedený postup legalizace listiny.

[1]Smluvní státy Úmluvy o apostile:

Albánie, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentina, Arménie, Austrálie, Ázerbajdžán, Bahamy,  Bahrajn - ověřování apostilou od 31.12.2013, Barbados, Belgie, Belize, Bělorusko, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brunej, Bulharsko, Cookovy ostrovy, Černá Hora, Česká republika, Čína – pouze Hong Kong a Macao, Dánsko, Dominika, Dominikánská republika, Ekvádor, Estonsko, Fidži, Finsko, Francie, (+ Fr. Polynesie, Affars a Issas, Guadelupe, Fr. Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna), Grenada – od 7. 4. 2002 (do té doby vedena pod Velkou Británií), Gruzie, Honduras, Chorvatsko, Indie, Irsko, Island, Itálie, Izrael, Japonsko, Jihoafrická republika, Kapverdy, Kazachstán, Kolumbie, Korejská republika, Kostarika, Kypr, Kyrgyzstán, Lesotho, Libérie, Lichtenštejnsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Makedonie, Malawi, Malta, Marshallovy ostrovy, Mauricius, Mexiko, Moldávie, Monako, Mongolsko, Namibie, Německo, Nikaragua – ověřování apostilou od 14. 5. 2013, Niue, Nizozemí (+ Aruba, Curaçao, Sint–Maarten + ostrovy Bonair, St. Eustatius a Saba - od 10. 10. 2010 zanikly Nizozemské Antily), Norsko, Nový Zéland, Omán, Panama, Peru, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Rusko, Řecko, Salvador, Samoa, San Marino, Seychely, Slovensko, Slovinsko, Spojené státy americké, (+ Americká Samoa, Guam, Severní Mariany (Northern Mariana Islands), Portoriko, Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States), Srbsko, Surinam, Svatá Lucie, Svatý Kryštof a Nevis, Svatý Tomáš a Princův ostrov, Svatý Vincenc a Grenadiny, Svazijsko, Španělsko, Švédsko, Švýcarsko,  Tonga, Trininad a Tobago, Turecko, Ukrajina, Uruguay, Uzbekistán, Velká Británie, (+ Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, British Antarctic Territory, Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Jiřího a Jižní Sendvičův Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands, Turks a Caicos Islands), Vanuatu, Venezuela.

[2]Afghánistán, Albánie, Alžírsko, Belgie – pouze pro listiny související s dožádáním soudu, Bělorusko, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Černá hora, Francie, Gruzie, Chorvatsko, Itálie – pouze pro listiny související s dožádáním soudu, Jemen, KLDR, Kosovo, Kuba, Kypr, Kyrgyzstán, Maďarsko, Makedonie (FYROM), Moldavsko, Mongolsko, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Rusko, Řecko – pouze pro listiny související s dožádáním soudu, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Sýrie, Španělsko, Švýcarsko, Ukrajina, Uzbekistán, Vietnam.